DPS | Bandi di gara

Quesito 1

Facendo riferimento al punto 4.3 del Capitolato Tecnico vorremo capire se i 5 operatori richiesti sono da intendersi per turno oppure comprensivi delle sostituzioni (ferie, malattie...)?

Quesito 2

Possibilità di effettuare un sopralluogo presso la sede della Stazione Appaltante per visionare l'archivio della documentazione pregressa al fine di verificare i requisiti di sicurezza del lavoro in accordo alla normativa vigente, la tipologia di documenti, gli allegati e il software utilizzato?

Chiarimento 2

Non sono previsti sopralluoghi, l'archivio pregresso e' in armadi presenti ai piani dove si svolge il servizio in ambienti di lavoro dell'Amministrazione e dove operano anche lavoratori dell'amministrazione.

Quesito 3

(pag. 3 par. 4.1) cosa si intende per "attività di smistamento corrispondenza"?

Chiarimento 3

per "smistamento corrispondenza" si intende la preparazione di cartelline o forme di raccolta dei documenti per Ufficio/ destinatario finale.

Quesito 4

(pag. 3 par. 4.1) cosa si intende per "predisposizione all'invio della corrispondenza in uscita"?

Chiarimento 4

per "predisposizione all'invio della corrispondenza in uscita" si intende la preparazione di cartelline o forme di raccolta dei documenti per Ufficio/ destinatario finale.

Quesito 5

(pag. 7 par. 4.3) con riferimento al valore minimo garantito di produttività per ciascun operatore di 15 documenti al giorno: è corretta l'interpretazione secondo la quale si intendano da acquisire circa 7 documenti pregressi e 7-8 documenti correnti?

Chiarimento 5

il rapporto 7-8 documenti tra corrente e pregresso è da considerarsi una ipotesi media che potrebbe variare, ferma restando la produttività minima richiesta di 15 documenti per operatore.

Quesito 6

(pag. 8 par. 5) possiamo avere le specifiche tecniche degli scanner messi a disposizione?

Chiarimento 6

per gli scanner in dotazione il riferimento tecnico può essere il modello Fujitsu 6130.

Quesito 7

Nel disciplinare di gara si specifica che il progetto tecnico dovrà avere una lunghezza massima pari a 25 facciate su fogli singoli di formato DIN A4; si deve dunque intendere che ogni foglio deve essere scritto solo su una singola facciata, non fronte-retro, fino al raggiungimento delle 25 facciate previste e che è necessario utilizzare dei classici fogli A4, quelli, per intenderci, comunemente inseriti nelle stampanti? In alternativa, che cosa si intende per fogli di formato DIN?

Chiarimento 7

la relazione deve essere composta da 25 facciate su fogli singoli (quindi una sola facciata per foglio) il formato del foglio è comunemente noto come A4, DIN rappresenta lo standard intenazionale che definisce il formato A4 (lo standard prende il nome dell'Istituo tedesco che lo ha introdotto DIN-Deutsches Institut für Normung);

Quesito 8

Nel capitolato tecnico si menziona il fatto che il servizio erogato dall'ente appaltatore andrà svolto in concomitanza con l'orario lavorativo dell'Amministrazione, dalle 8,00 alle 18,00; si deve dunque intendere che ogni operatore dovrà prestare servizio per 10 ore giornaliere, oppure che il servizio va reso nell'arco del summenzionato orario ma comunque non oltre le 8 ore giornaliere di lavoro che costituiscono peraltro il limite fissato nei CCNL di riferimento? Inoltre, il servizio dovrà essere erogato anche il sabato, oppure solamente dal lunedì al venerdì?

Chiarimento 8

il capitolato tecnico indica la fascia oraria in cui va prestato il servizio dal lunedì al venerdì, le modalità della fornitura (presenza degli operatori, orari di lavoro, ecc.) formano parte dell'offerta tecnica (soluzione di servizio proposta; organizzazione e risorse impiegate).

Quesito 9

Al fine di predisporre l'offerta abbiamo bisogno di sapere su quanti giorni (5 o 6) è necessario svolgere il servizio?

Quesito 10

I servizi richiesti sono rivolti a 1 Direzione Generale + 4 divisioni. Si tratta di 5 flussi di lavorazione separati o fanno capo ad elementi comuni?

Chiarimento 10

I flussi di lavoro possono essere centralizzati ed articolati sul piano logico in archivi documentali diversi;

Quesito 11

Gli archivi pregressi sono 5 e devono essere mantenuti separati durante la lavorazione, o possono essere riuniti?

Chiarimento 11

L’articolazione delle modalità di archiviazione degli archivi pregressi sarà fornita dall’Amministrazione in sede di esecuzione del servizio sulla base dei sistemi di archiviazione elettronica forniti dall’Amministrazione stessa.

Quesito 12

Quanti sono i locali messi a disposizione? Se più di uno, sono ubicati in posizioni tali da consentire spostamenti temporanei per far fronte a picchi di lavoro?

Chiarimento 12

L'ubicazione delle postazioni di lavoro degli addetti al servizio sarà quanto possibile contigua.

Quesito 13

Si possono avere dettagli sulla infrastruttura informatica di cui al punto 3 del Capitolato e sull'Applicativo per i metadati, di cui al punto 4.11?

Chiarimento 13

Le applicazioni informatiche che saranno messe a disposizione sono relative al sistema di protocollo (ProtocolloMEF) e di gestione documentale in uso presso l'Amministrazione (piattaforma EasyFlow del MEF).

Quesito 14

Data la cadenza delle verifiche, si deve intendere che anche gli stati di avanzamento ed i relativi pagamenti avranno la stessa cadenza mensile, a seguito di esito positivo? Se no, qual è la frequenza dei pagamenti prevista nei 66 mesi di durata del servizio?

Chiarimento 14

I pagamenti sono mensili (vedi punto 6 Capitolato Amministrativo).

Quesito 15

Quando si scrive di "servizi eseguiti presso Pubbliche Amministrazioni/Enti pubblici pari ad almeno € 1.000.000,00 (unmilione/00)" si intendono servizi generici o riferiti specificatamente a gestione documentale?

Chiarimento 15

Si intende servizi di ogni genere eseguiti presso la P.A. , quindi non necessariamente servizi di gestione documentale.

Quesiti e chiarimenti